Tenminste Houdbaar Tot - THT datum
Bij geneesmiddelen en voedingswaren is het gebruikelijk om een houdbaarheidsdatum vast te leggen. (THT = Tenminste Houdbaar Tot) Maar ook andere producten kennen een houdbaarheidsdatum, zoals lijm en batterijen. Je wilt deze houdbaarheidsdatum registreren, omdat je wilt zien hoeveel je nog hebt van een bepaalde houdbaarheidsdatum, om eventueel via een korting de verkoop te bespoedigen.
Sherpa heeft in de huidige versie nog geen veld dat expliciet bedoeld is om de houdbaarheidsdatum te registreren in de voorraad, maar via een workaround is het wel mogelijk om dit veld in je administratie te verwerken.
Het is met de hier beschreven methode niet mogelijk om te traceren welke houdbaarheidsdatum met welke order is verzonden.
De registratie
Een item dat een houdbaarheidsdatum heeft, krijgt drie custom fields die sturing geven aan dit proces:
- ExpirationDateRequired met de waarde TRUE of FALSE
TRUE betekent dat de registratie plaats vindt. - ExpirationDateCurrentLot is een tekstveld dat maximaal 10 karakters bevat
In dit veld staat de TenminsteHoudbaarTot-datum van alle items in de 1stPickLocatie en de bulk die daarbij hoort. - ExpirationDateNextLot is een tekstveld dat maximaal 10 karakters bevat
In dit veld staat de TenminsteHoudbaarTot-datum van alle items in de bulk locatie van de daarop volgende partij. Dit veld is alleen bedoeld als communicatiemiddel tussen team Inbound en team Replenishment wanneer een partij niet meteen naar de picklocatie gaat.
ExpirationDateNextLot is alleen nodig als er meerdere partijen van een item tegelijk in het magazijn aanwezig zijn. dan kan het nuttig zijn om een signaal te maken. Dit signaal kan een (gekleurd) papier zijn met de tekst "UPDATE de THT-datum in het item bestand!" en heeft als doel om het juiste moment van wijzigen te begeleiden. Zie het volgende gedeelte over het proces.
Het proces
- Maak een Excel upload file om bij nieuwe items deze custom fields toe te voegen en in te stellen.
Map de velden bij de import:
Door een uploadfile te gebruiken voorkom je typefouten. Let op! Als er al een waarde staat bij het item voor ExpirationDateNextLot , dan overschrijven de lege velden in kolom D deze waarde NIET. - Wanneer een item wordt ontvangen, worden de itemcode en de houdbaarheidsdatum opgeschreven en doorgegeven aan de teamleider. De teamleider vult de houdbaarheidsdatum in bij de ExpirationDateNextLot van dit item. Er wordt een signaal-papier op de pallet gelegd en de pallet wordt weggezet in de bulk.
- Als een partij voor het eerst naar de 1stPickLocatie wordt verplaatst, dan wordt het signaal-papier meegenomen naar de teamleider. De teamleider vult de waarde van ExpirationDateNextLot in bij ExpirationDateCurrentLot. Als er geen nieuwere (opvolgende) partij van dit item is, kun je besluiten om de ExpirationDateNextLot leeg maken.
(Dit besluit is alleen van invloed op het vorige punt. Het invullen de ExpirationDateNextLot bij ontvangst mag alleen als de ExpirationDateNextLot leeg is, of als deze gelijk is aan de ExpirationDateCurrentLot.)
De getoonde Excel geeft dit tussenscherm in de upload: (merk op dat er een timestamp van de datum wordt gemaakt)
Zolang de replenishment vanuit dezelfde partij plaatsvindt, blijft de ExpirationDateCurrentLot onveranderd.
Als er meerdere datums zijn die in de bulk liggen, dan kan het lastiger zijn om de hoeveelheden per datum te bepalen.
Het gebruik
De afdeling Support kan een zoekveld aanmaken op deze custom fields:
Als we dat ook voor de actuele houdbaarheidsdatum doen, dan ziet dat er zo uit:
In het gegeven voorbeeld leidt dat tot een volgende uitkomst als je selecteert op een actieve houdbaarheidsdatum van 5 oktober 2022.
De onderste twee items zijn tekstvelden en hebben dus geen echte houdbaarheidsdatum. Als we dan selecteren op verplicht is TRUE, dan leidt dat tot:
Alternatief gebruik
Naar wens kunnen kleine variaties handig zijn:
- Voer de datum in als een getal van 8 cijfers (yyyymmdd): 5 oktober wordt dan 20221005. Hierdoor verdwijnt de tijd uit het zoekveld.
- Kies voor kleiner dan in plaats van gelijk aan. Hierdoor zie je meer datums in één overzicht. Bijvoorbeeld alle houdbaarheidsdatums vóór 31 december 2022.
- De houdbaarheidsdatum is ook op te vragen via menuoptie Reports > Items > All Items met custom fields aangevinkt. Je werkt dan verder vanuit Excel.
Related Articles
Import items vanuit Excel
Import items is een import functie die items vanuit een Excel sheet kan importeren. De Excel sheet dient tenminste een kolom te hebben met daarin een unieke ItemCode U kunt de volgende velden bijwerken/importeren: • Cost price • Price • ...Import custom fields bij items
Let op! Een custom field dat je zelf bedenkt, wordt wel opgeslagen bij het item, maar nergens getoond of gebruikt in Sherpa. Om dat te realiseren zul je een stukje maatwerk moeten aanvragen. Bij items kun je custom fields vastleggen, maar het ...Import supplier items vanuit Excel
Import item supplier is een import functie die supplier items vanuit een Excel sheet kan importeren. De Excel sheet dient tenminste de volgende 3 kolommen met data te bevatten: • ItemCode • SupplierCode • Supplier ItemCode ...