1. Algemeen

De POS module is een aparte Windows applicatie die geschikt is voor balieverkoop. Het kassasysteem wordt met Sherpa Backoffice Software volledig geïntegreerd. Dit betekent dat artikelen, bundels en relaties allemaal beschikbaar zijn. De POS-module is zó ontworpen dat met een touchscreen gewerkt kan worden. Wij testen zelf altijd minimaal op 1280*1024! Hoger mag natuurlijk ook. Dit vergroot het bedieningsgemak. Uniek aan de Sherpa POS module is de volledige integratie met klant- en orderinformatie die via de webshop binnenkomt in Sherpa Backoffice Software.

Voordat u gaat werken met de Point of Sale (P.O.S.), is het handig dat de Sherpa manager een pincode in Sherpa aanmaakt. Deze heeft u nodig om de kassa te vergrendelen of af te sluiten. 

1. Navigeer naar Maintenance > Advanced > Users

2. Klik met de rechtermuis op je naam en kies Change Pos pincode. Vul de pincode in en accepteer met de Change knop.  

2. Sherpa P.O.S. Shortcuts

In de Sherpa POS client zijn er ook meerdere shortcuts beschikbaar om het werken in de omgeving te versnellen en makkelijker te maken. Hier is een lijst met alle shortcuts en de actie die elke key doet. 

Order:

Order regel:

3. Instellingen en Betalingen

Na het opstarten van de P.O.S. komt u in het onderstaande scherm.

Scan de barcode van het product of zoek het product op via artikel toevoegen (F1). Onderin het scherm staan knoppen om de bestelling aan te passen. Dit gaat per order regel. De order regel waarop u tikt wordt blauw en vervolgens kan dit worden veranderd in de bestelling.

Mogelijkheden zijn: type: (Verkoop, retour, nalevering), korting %, van/voor, wijzig aantal, verwijder regel, artikel info en wijzig tekst.

Het volgende scherm krijgt u door het artikel te selecteren en op info te klikken. Dit is al het informatie van het artikel

Via korting is het mogelijk om korting te geven op het artikel, tevens is het ook mogelijk om totaalkorting op de gehele order te geven.

Bovenin het scherm kan het factuuradres en afleveradres worden opgegeven. Als een klant al in het bestand staat, kunt u die zoeken via zoek klant.

In het zoekscherm bovenin kunt u zoeken op klant naam, klant code, postcode of bedrijfsnaam door eerst bovenin de gewenste zoekmethode te selecteren.
Indien een klant nog niet bestaat kunt u deze aanmaken bij het factuur adres of aflever adres door ernaast bewerk te selecteren. (werkt ook offline).

Vul vervolgens de benodigde gegevens in en eventueel afwijkend factuur adres of kopieer de gegevens van afwijkend adres. Als alles ingevuld is kiest u opslaan. De klant wordt beschikbaar in Sherpa nadat de order is afgerond. Indien u gebruik wil maken van naleveren (zie nalevering) is het noodzakelijk dat eerst een klant is aangemaakt

Is de bestelling klaar, tik dan op Betalen.

Het betalen verloopt vervolgens in 3 stappen:

2) Wisselgeld geven:                                                                                                                            

-Bevestig het bedrag dat u terug geeft en klik vervolgens op toevoegen. Selecteer vervolgens (volgende).

3) Afronden:                                                                                                                                                 

-U ziet hier een overzicht van ontvangsten, wisselgeld en een totaal bedrag. Afhankelijk van uw hardware / instellingen kunt u hier kiezen om een bon te printen en/of een factuur te printen.

Vul dit bedrag onder ‘cash’ in (afhankelijk van betaal methodes) en vervolgens worden alle rode velden groen. Tik op order afronden. Kies voor afrekenen > print bon of geen bon.                       

In de bovenbalk is via nieuwe order (F3) mogelijk om een nieuwe bestelling toe te voegen. Zo kunnen meerdere klanten tegelijk worden geholpen. Wilt u een door u aangemaakt nieuwe order weer verwijderen, tik dan op annuleer order (F7).                                                                         
Als u weggaat bij de P.O.S. dan kunt u deze vergrendelen (F12) zodat geen ongewenste personen in de P.O.S. gaan. (ook onder Menu, rechtsboven in scherm).

Via vergrendelen is het mogelijk voor een nieuwe gebruiker om in te loggen. Inloggen kan door een zelf aangemaakt pincode in de winclient van Sherpa of met een USB key. In het geval dat u een pincode gebruikt zorg en dan voor dat u altijd deze pincode eerst invoert, voordat u gaat vergrendelen. Ga hiervoor in Sherpa naar maintenance > Advanced > Users

Instellingen

Onder instellingen vindt u ook items. Hier kunt u aangeven of u end of sale en/of end of life in de zoekresultaten wilt zien.
Tevens kunt u Item Type: Tekst of Assembly tonen in zoekresultaten.
Onder ‘betaalmethodes’ kunt u instellingen beheren of uitzetten voor PIN en andere betaal methodes.

Onder ‘geavanceerd’ kunt u kiezen via welke bron/kassa het geld binnenkomt. Ook kunt u hier de P.O.S. op fullscreen zetten en de melding Waarschuw voor voorraadmutatie bij retouren aan- of uitzetten. Bij een retour is het noodzakelijk deze in Sherpa weer in te boeken in de voorraad. Hetzelfde kunt u instellen voor orderregels van € 0.00.

4. Kassa Beheer 

Rechts bovenin het scherm vindt u menu, kassabeheer.                                                           

Per betaalmethode, welke is ingesteld in uw omgeving, kunt u uw kassa opmaken en uw telling registreren. Dit doet u dus per betaal methode via

Per Betaalmethode kunt u ook geld bijstorten en afstorten. Dit gaat via 

Beide acties telling of bij/afstorten vindt u terug in Sherpa (win client) via Payments,other transactions, cash, last receipt

5. Extra opties P.O.S. (nalevering, pakbonnen en factuur)

U kunt extra opties instellen voor naleveren, uitdraaien van pakbonnen en/of factuur. Hiervoor moet in de instellingen worden aangevinkt: “Toon print Picklist en Invoice knoppen” 

 6. Nalevering

Voor een nalevering dient het adres vanzelfsprekend ingevuld te zijn. Selecteer de regel van het item dat u wilt naleveren, selecteer vervolgens onderin knop “verkoop”. Vervolgens krijgt u de keuze tussen:                                                                                                                           
            • Verkoop
            • Retour
            • Nalevering                                                                                                                

En selecteert u nalevering. U ziet het type veranderen naar Nalevering en wordt oranje weergegeven.
Als u klaar bent selecteert u “afrekenen” of “betalen”. En rekent af zoals eerder beschreven. Na afronding van de order wordt in Sherpa automatisch een deellevering aangemaakt. Op de kassabon en/of te printen factuur wordt melding gemaakt van nalevering.

Verzendmethode voor nalevering:

 7. Aanbetalen

In geval van een aanbetaling selecteer je de knop:

Vervolgens verschijnt het volgende pop-up scherm

8. Pakbon en factuur in P.O.S.

Indien u in P.O.S. de mogelijkheid wil hebben om pakbon te printen en/of factuur uit te draaien kunt u dit in het betaal scherm selecteren. Als eerder vermeld moeten de instellingen hiervoor zijn geactiveerd.
Let op order wordt pas definitief (en dus beschikbaar in Sherpa) nadat de order is afgerekend. Print Picklist kunt u gebruiken indien de winkelvoorraad en magazijn voorraad gelijk zijn aan elkaar. De picklist dient dan enkel als “boodschappen” lijst voor de collega of magazijn medewerker die artikelen verzamelt.

9. Vergrendelen en uitzetten P.O.S. (F12)                                                                         

Rechts bovenin heeft u de mogelijkheid om de kassa te vergrendelen.
Als u kiest Vergrendel kunt u vervolgens:
• Wisselen tussen gebruikers
• Nieuwe gebruiker aanmelden
• P.O.S. afsluiten

10. Order zoeken

Je kan in de POS ook order historie zoeken. Zowel van (geregistreerde) winkel verkopen als verkopen via je webshop. Je start via F4 of de knop order zoeken. Het volgende scherm verschijnt dan:

filters:

Bij het zoeken wordt gebruik gemaakt van diverse filters:

1) controleer het zoekveld waarop wordt gezocht. Standaard staat deze op klantnaam

2) Alleen POS orders (standaard geselecteerd) of Alle orders.

Selecteer of dubbelklik vervolgens de order die je wil bekijken.

Per order regel heb je nu de volgende mogelijkheid onder 'actie'

1) artikel info tonen

2) regel toevoegen aan je POS order (let op hij maakt een kopie order regel. De originel order regel verandert hierdoor niet)

en op order regel kan je het originele bedrag wijzigen.

11. Belangrijke info voor offline werken POS

In het geval dat er geen (internet) verbinding is met Sherpa wilt u natuurlijk gewoon kunnen door werken met POS. Dit is ook de reden dat POS een aparte winclient heeft en u offline kunt werken in POS. Indien u offline werkt of inlogt zal POS offline blijven werken totdat POS opnieuw is opgestart (en natuurlijk de verbindingen zijn hersteld).

Voorwaarden om te offline in te kunnen loggen en beperkingen:

- de gebruiker dient te beschikken over een pincode voor de POS. Deze kan aangemaakt worden door de Sherpamanager binnen uw organisatie. Dit dient te gebeuren in Sherpa (winclient).
- U kunt offline geen nieuwe klanten aanmaken of klanten zoeken. U kunt alleen anoniem transacties afhandelen.

Offline inloggen:

1. Start de POS client

2. Klik op offline en selecteer optioneel uw omgeving / gebruiker. vervolgens wordt POS offline gestart

3. Selecteer User en vul bij POS Pincode de persoonlijke pincode in van de pos. (let op, dit kan een ander wachtwoord zijn dan in Sherpa). Druk vervolgens Login je aan te melden in de offline POS omgeving. 

4. Wanneer je offline bent opgestart is dit ook te zien bovenin het scherm met de volgende melding 

U kunt nu zoals gebruikelijk werken in POS. Nadat POS opnieuw is opgestart en verbinding is hersteld zullen de orders doorgezet worden naar uw Sherpa omgeving.