Registratie en tracering van een lot (productiedatum of productiebatch)

Dit artikel is nog niet compleet en wordt nog bijgewerkt!

Bij geneesmiddelen en voedingswaren is het gebruikelijk om een productiedatum of productiebatch (lot) vast te leggen. Bij andere producten kan een kleurbad of een productierun het onderscheid zijn dat je wilt vastleggen. Je wilt deze aanvullende informatie registreren, omdat je 

1. de voorraad van een batch wilt opmaken voordat je aan de volgende batch begint
   
2. verschillende batches beslist niet bij elkaar in één verkooporder wil hebben (kleurbad)
   
3. bij een terugroepactie snel wilt kunnen reageren om de betrokken klanten te informeren (tracering)

Sherpa heeft in de huidige versie nog geen veld om de LotId te registreren in de voorraad, maar via een workaround is het wel mogelijk om dit veld zodanig in je administratie te verwerken dat je kunt traceren aan wie welk lot is verkocht.

Het is mogelijk om met behulp van maatwerk het lotId bij een order op te slaan in een custom field.

De registratie

Een item met tracering krijgt drie custom fields die sturing geven aan dit proces:

1. TrackingRequired met de waarde TRUE of FALSE
   TRUE betekent dat de registratie plaats vindt.
2. TrackingLotId is een tekstveld dat maximaal 20 karakters bevat
   In dit veld staat de LotId van alle items in de 1stPickLocatie en de bulk die daarbij hoort.
3. TrackingNextLotId is een tekstveld dat maximaal 20 karakters bevat
   In dit veld staat de LotId van alle items in de bulk locatie van de daarop volgende partij. Dit veld is alleen bedoeld als communicatiemiddel tussen team Inbound en team Replenishment wanneer een partij niet meteen naar de picklocatie gaat.

TrackingNextLotId is alleen nodig als er meerdere partijen van een item tegelijk in het magazijn aanwezig zijn. Dan kan het nuttig zijn om een signaal te maken. Dit signaal kan een (gekleurd) papier zijn met de tekst "UPDATE de Lot-Id in het item bestand!" en heeft als doel om het juiste moment van wijzigen te begeleiden. Zie het volgende gedeelte over het proces.

Het proces

1. Maak een Excel upload file om bij nieuwe items deze custom fields toe te voegen en in te stellen.
   
   Door een uploadfile te gebruiken voorkom je typefouten. Let op! Als er al een waarde staat bij het item voor TrackingNextLotId , dan overschrijven de lege velden in kolom D deze waarde NIET.
   
   
2. Wanneer een item wordt ontvangen, worden de itemcode en de identificatie van het lot opgeschreven en doorgegeven aan de teamleider. De teamleider vult de identificatie in bij de TrackingNextLotId van dit item. Er wordt een signaal-papier op de pallet gelegd en de pallet wordt weggezet in de bulk.
   
   
3. Als een partij voor het eerst naar de 1stPickLocatie wordt verplaatst, dan wordt het signaal-papier meegenomen naar de teamleider. De teamleider vult de waarde van TrackingNextLotId in bij TrackingLotId . Als er geen nieuwere (opvolgende) partij van dit item is, kun je besluiten om de TrackingNextLotId leeg maken.
   (Dit besluit is alleen van invloed op het vorige punt. Het invullen de TrackingNextLotId bij ontvangst mag alleen als de TrackingNextLotId leeg is, of als deze gelijk is aan de TrackingLotId .)
   
   
4. 

   Dit is nog in ontwikkeling!
   Als bij het order verwerken een item wordt gescand, dan wordt de orderregel verrijkt met de TrackingLotId :
   IF TrackingRequired THEN voeg TrackingLotId toe aan verkooporderregel.
   
   
   
5. 

   Dit is nog in ontwikkeling!
   Als ik een report opvraag van verkooporderregels, dan dient de opgeslagen lot-informatie erbij te komen.
   Het is ook gewenst dat de lot-informatie wordt toegevoegd aan het transactieoverzicht.

Zolang de replenishment vanuit dezelfde partij plaatsvindt, blijft de TrackingLotId onveranderd.

Als er meerdere partijen zijn die in de bulk liggen, dan kan het lastiger zijn om de hoeveelheden per partij te bepalen. 

Het gebruik

De TrackingLotId is ook op te vragen via menuoptie Reports > Items > All Items met custom fields aangevinkt. Je werkt dan verder vanuit Excel.

Totdat de registratie in Sherpa gereed is, kun je ook deze registratie in Excel bijhouden.

1. Download dagelijks alle sales transacties via menuoptie  Info > Stock changes 
   
2. Download alle items via menuoptie Reports > Items > All Items met custom fields aangevinkt
   
3. Gebruik verticaal zoeken om de TrackingLotId bij de verkooporderregels te zetten en sla deze informatie als vast gegeven op.

EAN intern gebruiken voor lot-registratie

Als je staat bent om zelf de items te stickeren bij ontvangst, dan kun je er voor kiezen om het veld EAN-code te gebruiken als extra controlemiddel.

1. Maak een barcode aan te maken met het item nummer en het lot van een partij erin.
   
2. Voeg deze barcode toe aan de lijst met EAN-codes van een ITEM. Als je deze sticker scant, dan wordt het item geïdentificeerd.
   
3. Voeg de EAN-code pas toe wanneer je gaat uitleveren vanuit deze partij en verwijder dan de barcode van de vorige partij.

• Related Articles

• Een supplier deactiveren/activeren

  Deactiveren/verwijderen Als u een supplier wenst te verwijderen dan is dit mogelijk door de te verwijderen te openen  1. Kies: Delete 2. U wordt gevraagd of u het zeker weet. 3. Indien u kiest voor Ja/Yes zal de supplier verwijderd worden. Let op: ...

• Opzet van het magazijn

  Bij een groter magazijn worden de werkzaamheden ingedeeld in groepen en elke groep heeft haar eigen kennisveld. INBOUND Alle activiteiten behorende bij de inslag van goederen, zoals ontvangen, ingangscontrole en het wegzetten in het magazijn. Het ...

• Item statussen en verwijderen

  Binnen Sherpa hanteren we de volgende 4 items statussen en de gekleurde driehoeken die hierbij horen. Op deze statussen kan ook gefilterd worden bij Items.   Active  De standaard status van een item is Active. In deze status is het item gewoon te ...

• Customers aanmaken en verwijderen

  Het is mogelijk in Sherpa om klanten (Customers) toe te voegen in Sherpa. Dit kan je doen door de volgende stappen te volgen in deze handleiding. Ook zal er een korte uitleg worden gegeven over het verwijderen van bestaande klanten in Sherpa. ...

• Een Country aanmaken

  De Sherpa manager binnen uw organisatie kan een extra land toevoegen in Sherpa. Dit gaat als volgt: 1. Ga eerst naar Maintanance -> Settings   2. Klik met de rechtermuisknop op Countries en selecteer Add Country 3.  Vul vervolgens de Country code en ...