Algemene Informatie

Templates in Sherpa worden gebruikt voor het opstellen van geautomatiseerde invoices, brieven en e-mails.
Omdat het gebruik van de templates afhankelijk is van de door u gemaakte instellingen, kan het zijn dat u andere templates heeft dan de in deze Help genoemde voorbeelden.
De templates staan onder Maintenance en zijn door u zelf op te stellen en bevatten vooraf gedefinieerde variabelen om te gebruiken bij het opstellen van de door u gewenste tekst.

Werking van de templates
Een template bestaat uit 2 delen
1. Een Text, die weer bestaat uit een Name (naam), Subject (onderwerp) Body (vrij tekst veld) en Attachments (bijlagen). Voor het Subject en de Body is er de mogelijkheid voor template variabelen.
2. Een koppeling met een webshop waarin de bovengenoemde Text wordt gekoppeld en de afzender variabelen kunnen worden opgegeven.

Inrichting
De templates zijn op meerdere manieren in te richten:

-Default

U kunt één Default (standaard) Text aanmaken en deze voor alle webshops gebruiken door de webshop met de naam Default in te regelen. Dit is de eenvoudigste manier.

-Per Webshop
Als u dezelfde Text wilt gebruiken maar de afzender per webshop wilt laten verschillen hoeft u maar één Text te maken en deze aan de gewenste webshop te koppelen en de afzender te specificeren.
Bij de meeste templates zijn variabele velden zoals webshopnaam of webshopdomeinnaam opgenomen zodat u in een Default tekst ook de mogelijkheid heeft om kleine verschillen aan te brengen, zonder daarvoor meteen voor elke webshop een aparte Text te moeten aanmaken.
U hoeft dus alleen een webshop template aan te maken als u andere instellingen wenst dan u bij de Default webshop heeft gemaakt.

-Mix
Een mix van teksten en webshop instellingen is goed mogelijk. U kunt dus voor elke webshop een aparte Text maken en aparte afzender instellingen. Als u bij een webshop geen specifieke instellingen maakt, zal voor die webshop de Default webshop instellingen en Text gebruikt worden.

Welke template gebruikt sherpa?

Het gebruik van de templates door Sherpa werkt als volgt.
Er wordt eerst gekeken aan welke webshop de klant of order is gerelateerd. Als er een webshop bekend is, wordt er eerst gekeken of er voor deze webshop een eigen template is ingericht. Is deze er dan wordt deze template gebruikt. Is deze er niet, dan wordt er gekeken of er een Default template aanwezig is en wordt deze gebruikt. Als deze niet bestaat zal er geen brief, invoice of e-mail van de betreffende template aangemaakt worden.
Meer over: Template instellingen wijzigen

Template instellen wijzigen

Om naar de templates te gaan kies Maintenance > Templates

Er verschijnt een boomstructuur met alle beschikbare templates voor uw Sherpa configuratie.

Om de gehele boom structuur zichtbaar te krijgen, klikt op Customer en kies in de menubalk erboven voor: Expand all

1 Nieuwe tekst

Om een nieuwe tekst aan te maken, selecteer: New text:

Vul bij Name de naam van de Text in zodat u deze later kan terugvinden. De Name wordt verder niet gebruikt. Bij Subject kan het onderwerp van de brief of e-mail worden ingevuld.

De variabelen die later in de Body gebruikt kunnen worden zijn ook bruikbaar in het Subject.
Om de Body te schrijven kiest u de Tab: Plain text mail body (deze naam kan afwijken bij de verschillende templates, afhankelijk of het om een e-mail of een brief gaat)
Om een standaard bijlage mee te sturen kiest u de Tab: Attachments

Creëer uw tekst en maak eventueel gebruik van de variabelen bij Insert field.
De variabelen worden weergegeven als [@VARIABELE@]. Pas deze niet aan, deze velden worden tijdens het automatisch genereren vervangen voor de betreffende waarden die ze vertegenwoordigen.

Kies Save om de teksten te bewaren.

2 RMA- of Orderregels.

Er zijn templates waarin een variabele kan bestaan uit een herhalende tekst voor bijvoorbeeld RMA- of Orderregels.
Hier zal bij Insert field de veldnaam beginnen met REPEATER:
Zet de cursor in de template op de plaats waar de regels toegevoegd moeten worden.

Kies: Insert field > REPEATER : .....

De velden [@BEGIN_REPEAT: .....] en [@END_REPEAT:.....] worden toegevoegd aan de template.

Door nu de Cursor tussen te field names [@BEGIN_REPEAT: .....] en [@END_REPEAT:.....] te plaatsen en op Insert field te klikken verschijn er een aangepaste lijst met variabele die tussen het begin en end veld van de variabele toegepast kunnen worden.

Kies Save om de teksten te bewaren.

3 Wijzig tekst

Voor het bewerken van de Name, Subject en Body selecteert u de te wijzigen Template in de datagrid.
Het bewerken van de velden is hetzelfde als bij Nieuwe Tekst.

4 Instelling per webshop

Voor het bewerken van de webshopinstelling kiest u de tab: Shops
Selecteer de te bewerken webshop in de datagrid.

Met Active kunt u de template (de)activeren door het vinkje aan of uit te vinken.
Bij Template text kiest u de door u eerder opgestelde text om in deze template te gebruiken.
Email from is het e-mailadres die als afzender van deze e-mail gebruikt wordt.
Email from name is de naam namens wie de e-mail verstuurd zal worden
Eventueel kunt u een BCC e-mailadres opgeven waar een kopie van alle e-mails heen moet worden gezonden zonder dat dit kenbaar is bij de ontvanger van de e-mail.

Voor sommige Templates kan er een interval worden ingesteld in dag(en). Dit betekend dat de template pas na x-dagen wordt verstuurd.
Dit is met name voor templates zoals: Prepay, CreditCard, Survey, Invoices Due.

5 Een voorbeeld versturen

Om te bekijken hoe uw e-mail er uit komt te zien als u deze verstuurd en of alle variabele velden goed worden vervangen is er de mogelijkheid een voorbeeld e-mail te versturen van de template met "dummy data".
Kies de tab Shops van de template en kies de webshop.
Kies: Rechter muisknop > Send template preview

Indien er geen e-mailadres is ingevuld of u wilt de mail naar een ander e-mailadres versturen past u deze aan bij : Send template to email

Kies: Send
Namens de geselecteerde webshop wordt nu de test e-mail verstuurd naar het door u ingevulde e-mailadres.

6. Handmatig template maken

Een handmatig gemaakte template kan per order of klant worden verstuurd en kan ook later nog worden gebruikt. Maintenance > Templates > User defined templates

1. Kies één van de mapjes waar je de customer template aan toe wilt voegen. Kies bijvoorbeeld order. Met rechtermuis ‘Create a new template’, geef naam en klik ‘Create’.

2. Dubbelklik ‘Name’ > New text

3. Vul bij ‘Name’ de naam van de template in en bij ‘Subject’ het onderwerp van de e-mail.

4. Schrijf de body via ‘Plain tekst mail body’

5. Creëer je tekst en maak via ‘Insert field’ gebruik van de variabelen. Deze worden weergegeven als [@VARIABELE@]. Pas deze niet aan, want deze velden worden tijdens het automatisch genereren vervangen voor de betreffende waarden die ze vertegenwoordigen. Kies ‘Save’ om de tekst te bewaren en koppel aan de gewenste webshop. Vink ‘Active’ aan en vul e-mailadres en naam in van de afzender.

6. Verstuur de template: ‘Sales orders > order(s)> new > e-mail

7. Kies dan de nieuw aangemaakte template en klik ‘ok’.

7. Backorder automailer vertaling voor Onbekend en Op voorraad.

In de backorder mailer kan het voorkomen dat bij mails in andere talen er nog twee hardcoded woorden in staan. Dit is om de voorraad aan te duiden. Dit kan ook aangepast worden. 

Als de mail zelf bijvoorbeeld in het Engels is, dan kan je via het template deze twee woorden aanpassen.

Bij Onbekend kan je dan de vertaling "Unknown" invullen, dit mag ook iets anders zijn zoals "Not known" etc. Dit zelfde is ook het geval bij Op voorraad.